Digitalisierung HR – Personalarbeit automatisieren
Mehr Zeit für den Kontakt zum Menschen
Fragen Sie sich, wie die Digitalisierung HR Aufgaben beeinflusst? Wissen Sie wie sich die Rolle der Personalabteilung in der HR Zukunft verändert?
Kennen Sie Services und Dienstleister von strategischen Partnern?
Welche Fragen haben Management und Mitarbeiter zu digitalen HR Prozessen und HR Digitalisierung Trends?
Wie können Sie den immer größer werdenden Work Load in der Personalarbeit 2022 bewältigen und mit welchen Trends können Sie die täglichen Aufgaben digital umsetzen?
Wir klären auf, warum sich 2022 ein Schritt in die digitale HR Zukunft mit neuen Technologien lohnt!
Digitalisierung HR Beispiele
Welche HR-Aufgaben lassen sich digital abbilden?
Im Grunde lassen sich heutzutage nahezu alle Business-Themen digital abbilden. Im Folgenden haben wir Beispiele für Trends im Human Resources gelistet. Mit diesen Funktionen können Personalabteilungen die Herausforderungen der neuen Arbeitswelt bewältigen. Hier ein kleiner Überblick:
Daten von Mitarbeitern können in die digitale Personalakte eingepflegt werden
Lebensläufe können mit einem CV-Parser automatisch ausgelesen werden
Weiterbildungsangebote können dank eLearning jederzeit und überall wahrgenommen werden
Zeitbuchungen können über eine Smartphone App vorgenommen werden
Die Bereitstellung von Lohnzetteln läuft über Mitarbeiter Self Service automatisiert ab
Diese und weitere Arbeitsschritte können mit verschiedenen digitalen Tools und umfangreichen Funktionen effizient umgesetzt werden. Viele clevere Features helfen, die Aufgabenbewältigung in der Zukunft zu erleichtern. Dann haben Personaler wieder mehr Zeit für den Kontakt zum Menschen.
Es ist jetzt an der Zeit Ihr People Management auf die nächste Stufe zu heben.
Die Programme lassen sich grob in die folgenden Bereiche unterteilen:
Personalinformationssystem
Personalinformationssysteme dienen zur Datenverwaltung und -aufbereitung.
Die Software wird im besten Fall cloudbasiert zur Verfügung gestellt, dann steht einer orts- und zeitunabhängigen Nutzung nichts im Wege.
Recruiting-Software vereinfacht den Bewerbungsprozess in vielerlei Hinsicht. Tools können beim Einstellen der Stellenanzeigen helfen oder beim Teilen auf Social Plattformen (Facebook, LinkedIn, Twitter, etc.). Komplexere Tools bieten weitere Services, wie eine Auswertung der eingegangenen Bewerbungen und schlagen den besten Kandidaten vor.
Recruiting
Personalentwicklung
Weiterbildung egal wo, egal wann. Mit der passenden Software können zum Beispiel Onboardings, Datenschutzschulungen oder Erste-Hilfe-Kurse mit einer zentralen Software verwaltet werden. Virtuelle Schulungsvideos stehen direkt auf der Plattform zur Verfügung. Über eine Anbindung an das PIS können Wissen und Kompetenzen auf Ebene des Kontakts eingesehen werden.
Zeiterfassungsprogramme können neben der Buchung von Arbeitszeiten ergänzend zwischen unterschiedlichen Arbeitsorten und Schichtplänen unterscheiden. Außerdem ist in den meisten Fällen die Urlaubsplanung und Verwaltung von Krankheitsfällen integriert.
Zeiterfassung
Lohnabrechnung
Mit Programmen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können viele Kernaufgaben automatisiert werden. Von der Berechnung des Gehalts auf Stundenbasis über die Einsicht in Mitarbeiterportalen bis zur automatisierten Auszahlung. Ergänzend sind komplette Services wie das Outsourcing in Kombination möglich
HR Digitalisierung Trends – aktuelle Entwicklung in der Branche
Wie ist der Status Quo in der Digitalisierung? Wo stehen wir im HR?
Eine kurze Podcast-Folge von Felix Wirges zeigt, wie weit wir im Sommer 2020 bereits waren:
In 2021 und 2022 wurde es durch die Pandemie deutlich – Deutschland muss digitaler werden.
Die aktuelle Entwicklung durch die Pandemie in Deutschland hat gezeigt, wie wandlungsfähig Business Prozesse sein müssen. Durch den schnellen Wechsel ins Homeoffice wurde sichtbar, wie einschränkend analoge Aufgabenbewältigung für Unternehmen und Management sind.
Ausgeschlossen, dass sich das Management so schnell für digitale Zeiterfassung und Co. interessiert hätte. Wer hätte vor 2021 Themen wie eine digitale Personalakte mit Gesundheits-Nachweis-Erfassung zu den wichtigsten Trends gezählt?
Unternehmen sollten in Zukunft auf solche Veränderungen vorbereitet sein und dem modernen Wandel mehr Beachtung schenken.
Welche digitalen Programme gibt es für die Personalabteilung?
Es gibt am Markt viele Services, mit denen Sie praktisch jeden Prozess digitalisieren, vereinfachen und automatisieren können. Auf der einen Seite finden sich Einzellösungen von Unternehmen, die Software und Service für einen konkreten Bereich geschaffen haben. Auf der anderen Seite gibt es Komplettanbieter, die viele verschiedene Bereiche mit einer modularen Software abbilden und ggf. Outsourcing als weiteren Service anbieten.
Die meisten Lösungen sind browserbasiert. Nachdem der Einsatz von Smartphones vermehrt zu nimmt, gibt es auch zahlreiche Apps, die z.B. eine Personalakte für den Mitarbeiter und eine Admin-Ansicht für die Personalabteilungen und das Management zur Verfügung stellen.
KI in HR-Strukturen – Realität oder Zukunft ?
Wie wahrscheinlich es ist, dass die künstliche Intelligenz in der HR Arbeitswelt zum Einsatz kommt hat Perbit in einer umfassenden Studie untersucht.
Unser Zwischenfazit: die Bereitschaft für KI nimmt zu, erste Schritte in diese Richtung wurden bereits gemacht. Es finden sich im Prozess Recruiting zum Beispiel Chatbots, die mit Bewerbern erste Informationen austauschen können.
Wie KI außerdem im Personalwesen eingesetzt werden kann, gibt es hier bei Perbit zum Nachlesen →
Gründe für das Digitalisieren von HR-Prozessen
Viele Firmen sprechen Kunden nicht mehr auf dem postalischen Weg an, sondern kommunizieren über Newsletter. Wenn Newsletter bei Kunden klappt, warum sollte der Newsletter nicht ebenfalls der richtige Weg für Mitarbeiterinfos und Bewerberkommunikation sein?
Warum HR digitalisieren?
Digitale Technologien bringen viele Vorteile, trotzdem schwingen oftmals viele Ängste und Herausforderungen mit.
Diese Ängste sind im Personalmanagement / People Management unbegründet. Die Entwicklungen fordern faktisch eine Umstellung der Prozesse im Personalwesen.
Dadurch ändert sich zwar die Rolle und das Aufgabenfeld der Angestellten, eine Kündigungswelle ist in diesem Bereich dennoch nicht zu erwarten.
Warum ist das so? Wie bleibt Ihr Unternehmen Up-To-Date?
Wir geben einen Überblick darüber, was die Digitalisierung im Personalwesen bewirken kann und bringen Beispiele für Ihren Berufsalltag.
Vor ein paar Jahren gingen Bewerber reihenweise auf Karrieremessen und Sie platzierten Jobausschreibungen in der Zeitung. Heute dreht sich alles um Social Media. Daher sollten sie gerade im Recruiting und Employer Branding nicht auf Facebook, LinkedIn, Twitter und Co. verzichten. Vor allem LinkedIn als Business Plattform ist hier sehr vielversprechend.
Der Versand von Dokumente per Mail spart Kosten und Zeit – außerdem ist es ein erster nachhaltiger Schritt. Im Vergleich zum Postversand werden beim digitalen Versand Papier und Benzin für Transportfahrzeuge gespart.
Während das Ablegen von Dateien in Ordnerstrukturen meist keine Berechtigungsschranke hat, bieten Dokumentenmanagementsysteme mehr Sicherheit durch unterschiedliche Zugriffe und Benutzerberechtigungen. So halten Sie sich an die neuen Richtlinien zum Datenschutz in Deutschland. Außerdem können Sie auch in der Datenschutzerklärung ihrer Karrierewebsite auf die konforme Weiterverarbeitung der Dokumente hinweisen.
Mit einer Datensicherung in der Cloud, können Sie jederzeit und von überall auf Informationen zugreifen
Das Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, viele Bereiche teilweise oder komplett abzugeben. Solche Services gehen von Recruiting bis hin zur Lohnabrechnung. Kunden der Outsourcing-Partner sind maximal flexibel und halten Ihre laufenden Mitarbeiterkosten gering. Außerdem können Sie die Services als Kunden meist ganz flexibel anpassen. So wächst der Service mit uns passt sich an den Wandel und die damit einhergehenden neuen Herausforderungen in ihrem Unternehmen an. (z.B. veränderte Lohnabrechnung in der Pandemie 2021 und 2022 durch Kurzarbeit)
Human Resources Digitalisierung – Veränderung im Arbeitsalltag
Wie verändert sich die HR-Arbeit?
Wie ist unser Fazit für die HR Zukunft? Human Resources Digitalisierung bringt zwei große Vorteile mit sich:
- Unternehmen können mit dem Einsatz digitaler Lösungen ihre Mitarbeiter entlasten und in der gewonnen Zeit neue Strategien umsetzen.
- Digitale Lösungen unterstützen Unternehmen in der Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter. So unterstützen Sie langfristig die Mitarbeiterbindung an das Unternehmen.
Diesen Vorteilen entgegen darf man nicht vernachlässigen, dass Veränderungen im Personalmanagement / People Management einen großen Einfluss auf den Alltag aller haben. Wenn Prozesse im HR digitalisiert werden, betrifft das in der Regel die Arbeit aller Abteilungen. So werden zum Beispiel Dokumente nicht mehr per E-Mail verschickt, sondern in ein System hochgeladen.
Die digitale Transformation bedarf Zeit, ein gewisses Budget und eine Bereitschaft zur Veränderung auf Management- und Mitarbeiterebene. Mit der Einführung digitaler Services werden sich viele Tasks im Unternehmen stark verändern.
Digitalisierung im Personalwesen – eine Herausforderung?
Herausforderungen wegen fehlenden Kompetenzen
Das größte Problem in Unternehmen ist aktuell das digitale Know-how. Es fehlen Kompetenzen auf diesen Bereichen, das bestätigt auch die Leuphana Studie der Universität Lüneburg.
Während 96 % der Befragten die digitale Kompetenz für besonders relevant halten, sind nur 56 % der HR Mitarbeiter überhaupt entsprechend vorbereitet.
Verstärkt kommt hinzu, dass nur 21 % ausreichende Trainingsangebote erhalten, um diese Wissenslücke zu schließen.
Weitere Details der Studie zur digitalen Transformation im HR?
Hier geht’s zur vollständigen Leuphana Studie →
Was bedeutet das für den Menschen?
Digitalisierung im Personalwesen bringt selbstverständlich für jeden Mitarbeiter Veränderung – nicht nur für die Personalabteilungen. Trotzdem lässt sich nicht abstreiten, dass Mitarbeiter in der HR Abteilung heutzutage nahezu zu digitaler Transformation gezwungen sind. Bewerber befinden sich vermehrt auf sozialen Medien, Mitarbeiter stecken 2022 vermehrt im Homeoffice, Kurzarbeit zwingt die Abteilung zu schnellen Anpassungen. Kaum ein Bereich der Bürotätigkeiten hat sich in den letzten Jahren wie das Personalmanagement verändert. Corona hatte großen Einfluss auf die tägliche Arbeit und brachte einen enormen Work Load für die HR Kollegen. Das forderte HR Digitalisierung Trends, die Personaler entlasten und der Belegschaft maximale Flexibilität bringen.