Digitale Lohnabrechnung Headerbild: Rechtslage GewO, Vorteile einer Software, Pflichten und Herausforderungen bei der digitalen Gehaltsabrechnung

Digitale Lohnabrechnung – was Sie als Arbeitgeber beachten müssen

Die Digitalisierung bringt in allen Personalbereichen viele Veränderungen. 
Wir zeigen auf, warum Sie sich 2022 dazu entscheiden sollten, die Lohnabrechnung digital zu erledigen.

Digitale Lohnabrechnung – Rechtslage GewO 2022

Als Arbeitgeber sind Sie – gemäß §108 GewO (Gewerbeordnung) – zu einer richtigen Lohnabrechnung und einer Mitteilung an den Arbeitnehmer verpflichtet. Was in der Lohnabrechnung von Mitarbeitern enthalten sein muss und wann die Mitteilung zugestellt werden muss, erfahren Sie im nächsten Absatz

Rechtslage bei der digitalen Lohnabrechnung Gewerbeordnung §108 GewO
  1. Richtigkeit der Lohnabrechnung
    Der Arbeitnehmer hat ein Recht auf die richtige Auszahlung seines Lohns. Ist ein Fehler in dieser enthalten, so wird das Unternehmen voll haftbar gemacht. Dabei müssen auch steuerliche Abzüge bei Lohnabrechnungen berücksichtigt werden
  2. Mitteilung an den Arbeitnehmer (Lohnzettel) 
    Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Abrechnung in Textform zu erteilen. Sofern es keine Änderung seit der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung gibt, muss keine erneute Erteilung erfolgen
  3. In §126b des BGB ist definiert, dass die Textform für den Empfänger auf einem Datenträger stets zugänglich sein muss. Dass eine Papierform zwingend erforderlich ist, ist also gemäß BGB nicht der Fall.

Der Arbeitgeber muss die Lohnabrechnung nicht als Druck in Papierform erteilen – eine Erteilung als elektronische Textform z.B. via Mail ist ausreichend. Welche Möglichkeiten sich dafür bieten, zeigt folgendes Video:

Folgende Angaben müssen sowohl in der Entgeltabrechnung in Papierform als auch in der elektronischen Textform vorhanden sein:

  1. Persönliche Angaben (Name, Anschrift, Geburtsdatum, ggf. Personalnummer)
  2. Steuer-relevante Angaben (Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Krankenkasse und Krankenkassenbeitragssatz)
  3. Zahlungsempfänger (Bankverbindung)
  4. Steuerinformationen (Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer, ggf. Solidaritätszuschlag, etc.)
  5. Sozialversicherungsinformationen (Krankenversicherungsanteil, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung)
  6. Zusätzlich können Angaben zu einer betrieblichen Altersvorsorge vorhanden sein, wenn eine solche Versicherung abgeschlossen wurde

Digitale Gehaltsabrechnung Vorteile – warum es sich lohnt auf eine digitale Lösung umzusteigen

Eine digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile. 
Die Digitalisierung der Lohnprozesse durch eine Software kann Mitarbeiter und Steuerberater entlasten
Die wichtigsten Gründe, warum Sie 2022 auf digitale Lösungen umsteigen sollten, zeigen wir hier:

  • Lohnzettel:
    • Kostengünstige Zustellung der digitalen Lohnzettel, da kein Postversand nötig
    • Zeitgleicher Versand mehrerer Lohndokumente mit einem Klick
    • Egal wo der Mitarbeiter arbeitet, die Zustellung des digitalen Lohnzettels erfolgt auf dem schnellsten und nachhaltigsten Weg: per E-Mail oder in einem Mitarbeiter-Portal abgelegt
  • Automatismus:
    • Es gibt eine Namens- oder Adressänderung beim Arbeitnehmer oder sogar bei der Firma? – Mit einem Klick werden automatisch alle neuen Dokumente je Kontakt angepasst
    • Bezahlung von Mitarbeitern auf Stundenbasis? Mit einer Zeit-Lösung, die an die Gehaltsabrechnung Lösung gekoppelt ist, ist das kein Problem
    • Einmal im Jahr die Unterlagen für das Finanzamt vorbereiten? Das Tool macht das automatisch und entlastet Sie als Personaler in der wichtigsten Zeit – der Jahresendabrechnung
  • Archivierung:
    • Auch Archivierungsfunktionen können die Ablage der Dokumente erleichtern
    • Außerdem gilt es stets die Datenschutz-konforme Ablage zu garantieren, hier können digitale Prozesse Abhilfe verschaffen
  • Fehler minimieren:
    • Der Faktor Mensch ist immer fehlerbehaftet. Je mehr Druck auf dem Lohnabrechner liegt, desto eher können kleine Fehler passieren, die für ein Unternehmen sehr unangenehm werden können
    • Das Unternehmen ist gesetzlich zu einer richtigen Abrechnung verpflichtet. Bei Fehlern muss aufwendig rückabgewickelt werden. Sorgen Sie deshalb dafür, dass das Personal in der Entgeltabrechnung bestmöglich unterstützt wird
  • Saisonbedingte Themen
    • Ihre Buchhaltung hat bei der Lohnabrechnung unterschiedlich große Arbeitsberge zu bewältigen. Am Ende des Monats erfolgt die Lohnabrechnung für alle Mitarbeiter, am Ende des Jahres ein zusätzlicher Jahresabschluss.
    • Ihre Buchhaltung ist daher A) im restlichen Jahr überbesetzt oder B) genau in diesen Zeiten unterbesetzt. Mit einer Software können Sie die manuellen Aufwände minimieren und Arbeitsschritte automatisieren. So entlasten Sie Ihre Mitarbeiter in der wichtigsten Zeit des Abrechnungszyklus und der Work Load bleibt im ganzen Jahr über stabiler
  • Outsourcing-Service
    • Mit digitalen Lösungen sind sie nur noch einen Schritt vom Outsourcing-Service entfernt
    • Dieser Service kann Sie komplett oder auch nur teilweise bei der Abrechnung entlasten. Mit ihrem persönlichen Kontakt können Sie dies flexibel je nachdem, was die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen fordert, anpassen.

Digitale Lohnabrechnung Pflicht – Was Sie gesetzlich berücksichtigen müssen

Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind gesetzlich genau definiert. Auch hat jedes Land seine eigenen Gesetze und Bestimmungen. Diese Gesetze müssen bei der manuellen genauso wie bei der digitalen Lohnabrechnung eingehalten werden. Bei der Digitalisierung der Entgeltabrechnung ist dies die wichtigste Voraussetzung.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Lohnabrechnung digital zu erledigen, achten Sie bei der Wahl digitaler Lösungen stets auf diese Informationen:

  • für das Finanzamt
  • für die Aussendung des Lohns und der Lohnzettel
  • Verpflichtende Informationen auf den Lohnzetteln
  • Recht und Gesetze in den Ländern unterschiedlich (v.a. bei größeren Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern)
  • DSGVO-Einhaltung: Datenschutz-sichere Datenablage und Archivierung der Dokumente erforderlich
  • Prüfen Sie unbedingt auch die AGB des Softwareanbieters – in den AGB finden Sie Hinweise zu Datennutzung und Co.
  • Schnelle Anpassung der Lösung an Gesetzesänderungen
  • Änderungen sollten an zentraler Stelle eingestellt und automatisch auf alle weiteren Prozesse angewandt werden
  • Mitarbeiter Portal in welchem die Belegschaft Änderungen eigenhändig durchführen kann
  • Zugang: unterschiedliche Berechtigungen für den Zugang der Lohnabrechner im Unternehmen und Steuerberater
  • Wo werden Daten gespeichert? Liegt das Rechenzentrum für die Cloud-Speicherung in Deutschland?
  • Wo sitzt der Softwareanbieter? Ist er auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert oder ist es nur eine aktuelle Nebenaufgabe?
  • Gibt es einen persönlichen Kontakt für Fragen und Probleme?

Welche Herausforderungen die Digitalisierung der Lohnabrechnungen mit sich bringt

Wenn Sie als Arbeitgeber zur elektronischen Lohnabrechnung umsteigen möchten, sollten Sie darauf achten, dass die Funktionen an Ihr Unternehmen angepasst sind und alle Themen mit der Lösung abgebildet werden können.
Auch ein persönlicher Kontakt sollte für Frage und Antwort zur Verfügung stehen, denn Ihre Lohnabrechner müssen die täglichen Prozesse umstellen und sich in komplett neue Systeme einarbeiten.

Arbeiten Sie mit einem externen Steuerberater? Möglicherweise nutzt dieser bereits eigene Tools, die entweder mit Ihrem System kompatibel sein sollten oder ggf. entscheiden Sie sich sogar für das gleiche Tool?
Eine Umstellung von Papierform zu elektronischen Lohnzetteln sollte in einer ruhigen Jahresphase geplant und zu Beginn in einem kleinen Testballon umgesetzt werden. Die elektronische Form könnte z.B. erst nur für eine Abteilung (z.B. Buchhaltung) verwendet werden. Die Mitarbeiter sollen die Lohn- und Gehaltsabrechnung dann genauestens prüfen. Fehler können somit aufgedeckt werden, bevor der große Rollout im ganzen Unternehmen erfolgt.

Praxisbeispiel Infoniqa: Warum sich der Umstieg auf eine Lohnabrechnungssoftware lohnt

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