
Was ist ein Personalinformationssystem
Sie möchten Dokumente und Informationen Ihrer Mitarbeiter nicht mehr händisch in lokalen Ordnern verwalten?
Verträge nicht mehr per Mail von Personalabteilung zum Management schicken? Die Personalplanung nicht mehr in Excel erstellen?
Wenn die Informationen automatisch für jeden Prozess im Personalmanagement zur Verfügung stehen sollen, dann ist es Zeit für die Einführung eines Personalinformationssystems!
In diesem Artikel geben wir eine Definition und informieren wir sie über die wichtigsten Funktionen und größten Vorteile eines Personalinformationssystems – kurz: PIS.
Außerdem finden Sie am Ende des Artikels eine Checkliste für den Business Case “Auswahl eines PIS”.

Personalinformationssystem Definition
Was sind Personalinformationssysteme ?
Personalinformationssysteme sind digitale Tools, die Mitarbeiterdaten verwalten und zentral ablegen.
Die Reichweite eines PIS deckt alle Prozesse im Personalwesen eines Unternehmens ab.
Im Lexikon wird gerne ergänzend der Begriff Human Resource Information System verwendet.
Für weitere Begriffserklärungen klicken Sie auf folgenden Lexikon-Artikel
Aufgaben eines PIS
Mit einem Personalinformationssystem können Sie viele Aufgaben im Personalwesen Ihres Unternehmens vereinfachen – dazu gehören zum Beispiel folgende Aufgaben:
- Die Erfassung von neuen Daten beim Personal oder das Anlegen eines neuen Mitarbeiters im System
- Die Verwaltung von Arbeitsverträgen und weiteren Vereinbarungen im Arbeitsrecht
- Die Pflege und Veränderung der Personal-Informationen
- Das Exportieren der Daten in andere Personalmanagement-Tools
- Die Datenschutz-konforme Speicherung und Verschlüsselung der Daten inkl. Berechtigungssystemen
- Die Analyse der Daten und automatische Reportings
- Die Personalplanung (z.B. bei Schicht-Arbeit)
Vorteile Personalinformationssystem – warum nicht weiterhin mit Excel und Co arbeiten?
Als Alternative für analoge Datenpflege im Personalwesen bringt eine digitale Verwaltung von Mitarbeiterdaten im PIS viele Vorteile aber auch einige Nachteile für Personaler und Management:

Vorteile von Personalinformationssystemen
- Weniger Zettelwirtschaft
- Einfache Versionierung von Dokumenten
- Schnellere Anpassung im Falle von Änderungen
- Schnellere Bereitstellung und Verteilung von Informationen in weitere Software-Lösungen
- Geringere Kosten
- Weniger Platzaufwände
- Definition eigener Messwerte für Analysen und Entwicklung eigener Kompetenzen beim Personal
- Mit Komplettanbietern alles in einem System: von Personal über Wissen bis hin zu Lohn und Zeit

Nachteile von Personalinformationssystemen
- Hohe Kosten für die Einführung
- Große Veränderung im ganzen Unternehmen
- Einführung eines PIS dauert lange und muss gut geplant sein
Funktionen eines Personalinformationssystem
Ein Personalinformationssystem kann mit vielen Funktionen die tägliche Arbeit unterstützen:
- Orts-unabhängiger Zugriff auf die Daten
- Geräte-unabhängig bedienbar (Mobilgeräte eingeschlossen)
- Unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für Management, Personalabteilung, Mitarbeiter
- Eigenes Portal für Mitarbeiter, in welchem er seine eigenen Daten ändern kann
- Vereinfachung und Automatisierung von Aufgaben in der Software
Einsatzbereiche der Software
Die Aufgabengebiete des PIS teilen sich in viele Teilbereiche des Human Resource Managements auf:

Personalkostenplanung
für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
mehr über digitale Lösungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfahren →
Personalinformationssysteme Beispiele:
Unter Personalinformationssystemen gibt es Komplettanbieter und Insellösungen.
Klassischerweise umfasst ein PIS alle Bereiche des Personalwesens und übertrumpft damit die bekannte HR-Software im Funktionsumfang.
Während eine HR-Software Personalverwaltung, Personalentwicklung und Bewerbermanagement umfasst, können PIS noch einiges mehr bieten.
PIS kann z.B. ebenfalls die Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung beinhalten.
Insellösungen bieten in der Regel nur einen kleinen Teilbereich an, sollten dann allerdings zwingend mit anderen Lösungen kompatibel sein.
Checkliste zur Auswahl der passenden Software
Jedes Personalinformationssystem ist unterschiedlich. Damit Sie essenzielle Eigenschaften im Blick behalten, kommen wir Ihrem Unternehmen mit einer kleinen Checkliste zur Wahl der richtigen Systeme zu Hilfe.
Sie sollten in Ihrem Business Case zum Beispiel auf folgende Punkte achten:
Moderne Lösungen sind heutzutage in der Regel browserbasiert und damit System unabhängig sein. Ob Sie mit einem Mac, einem Windows oder einem Linux Rechner an den Daten arbeiten, spielt damit keine Rolle.
Darüber hinaus sollten Sie sich überlegen, ob die Nutzung an mobilen Endgeräten erforderlich ist. Arbeiten Ihre Mitarbeiter z.B. im Zug über das Tablet oder das Smartphone? Müssen Personaler häufig den Standort wechseln und sind häufig an unterschiedlichen Geräten beschäftigt? Dann sollte die Lösung auf jeden Fall auf allen Geräten gleich aussehen und gleich funktionieren.
Ihre Daten und Informationen sind der Kern des Unternehmens und müssen bestens geschützt sein. Wichtige Kriterien hierbei sind
- Der Ort des Rechenzentrums
- Die Backup-Frequenz
- Die Datenschutz-Richtlinien bei Datenablage, Speicherung und Archivierung berücksichtigten. (Moderne Tools bieten vermehrt die Datenablage in der Cloud an, achten Sie hier auf die Datenschutz-konforme DSGVO-Verschlüsselung)
- Arbeitsrecht: Verträge und Vereinbarungen sollten für den Mitarbeiter transparent einsehbar sein
Ein PIS bietet je nach Anbieter einen unterschiedlichen Umfang für Personal-Prozesse an. In vielen Unternehmen bietet das PIS die Basis bzw. den Kern, um welchen sich weitere Personalmanagement-Insellösungen platzieren. Die Systeme sollten ineinander greifen und auf den gemeinsamen Datenstamm des PIS zugreifen. Mit einem gleichen Datenbestand können im Unternehmen viele Fehlerquellen vermieden werden und Mehraufwände durch doppelte Datenpflege entfallen (z.B: bei der Kursbuchung in der Personalentwicklung).
Moderne Anbieter stehen Ihnen mit Hilfe und Support zur Seite. Systeme können personalisiert werden und die Integration in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft wird vom Anbieter unterstützt