Digitale Zeiterfassung Pflicht: EuGH Gesetz, Urteil des Falls in Emden 2020, Vorteile und Möglichkeiten einer Software für Arbeitszeiterfassung

Digitale Zeiterfassung Pflicht, oder nicht?

Seit 2019 schwirrt die Frage nach einem Mitarbeiter Zeiterfassung Gesetz im Raum herum. Wir klären auf, was es damit auf sich hat und warum Sie jetzt auf eine digitale Lösung umsteigen sollten.

EU Zeiterfassung Pflicht ab wann Deutschland ?


EuGH – Mai 2019

Am 14. Mai 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof, dass Unternehmen die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer erfassen müssen. 

Dieses Urteil zur Arbeitszeiterfassung besagt:

  • Dass Pausen gesetzeskonform nachgewiesen werden müssen
  • Dass Ruhezeiten gesetzeskonform nachgewiesen werden müssen
  • Dass Überstunden erfasst werden müssen 

Damit dieses Urteil auch in Deutschland gilt, muss die Bundesregierung aktiv werden. Die EuGH stellt die Mitgliedsstaaten in die Pflicht hier entsprechende Gesetzesentwürfe für das Arbeitsrecht zu entwerfen. Erst mit einem Eintrag im Arbeitsrecht verpflichtet Deutschland die Unternehmen, dem EuGH Urteil Folge zu leisten. Ein solcher Eintrag wurde weder 2019 noch im folgenden Jahr 2020 im Arbeitsrecht gemacht. Ob dieser Eintrag nun 2022 kommt, bleibt offen. 


Emden – Februar 2020

Im Jahre 2020 gab es eine spannende neue Entwicklung im Arbeitszeitgesetz (kurs: ArbZG). In Emden ging ein Prozess vor Gericht, in welchem der Arbeitnehmer auf Überstundenvergütung durch den Arbeitgeber klagt. Der Arbeitgeber hatte keine Arbeitszeiterfassung in Verwendung. Aus diesem Grund erfasste der Arbeitnehmer seine Stunden eigenständig. Der Arbeitgeber hatte selbst keinen Einblick in die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer und konnte so weder bestätigen noch verneinen, dass die angesetzten Stunden der Mehrarbeit richtig sind. Das Urteil in Emden gab daraufhin dem Arbeitnehmer recht. Diesem Urteil zufolge musste der Arbeitgeber die genannten Stunden vergüten.

Dieses Urteil verunsicherte viele Arbeitgeber und brachte einige dazu, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Auch wenn das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG), keinen neuen Gesetz-Entwurf verankert hat, das Urteil, welches dem Arbeitnehmer Recht gab, bringt viele Arbeitgeber zum umdenken.

Wie sieht die aktuelle Praxis in der Zeiterfassung aus? 

  • Arbeitgeber Zeiterfassung Pflicht: Arbeitgeber sind dazu angehalten, die Arbeitszeit der Mitarbeiter schriftlich in digitaler Form zu erfassen. Eine Strafe bei Nichteinhaltung gibt es aber aktuell noch nicht
  • Arbeitnehmer Zeiterfassung Pflicht: Arbeitnehmer müssen ihrerseits nicht aktiv werden. Das EuGH stellt lediglich Vorgaben für den Arbeitgeber / das Unternehmen der Mitgliedsstaaten.

Alle Möglichkeiten kurz im Video erklärt

Unterschiedliche Zeiterfassungssysteme: Stempeluhr, mobile Zeiterfassung per App, Zeiterfassungssoftware und weitere

Warum es sich lohnt, jetzt schon auf eine digitale Erfassung der Arbeitszeit umzusteigen?

Eine Arbeitszeiterfassung dient dem Schutz des Mitarbeiters, so sollen die täglichen Arbeitszeiten und vor allem auch Überstunden auf den Tag genau nachvollziehbar dokumentiert werden – auch im Home Office.

Auch gesetzliche Pausen und Ruhezeiten müssen eingehalten werden. 

Damit ihre Personalabteilung all das im Blick behält, braucht es eine gute Übersicht über die Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters. Während die Erfassung 2022 in Deutschland noch nicht verpflichtend ist, ist die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten aber schon lange verpflichtend. Auch die Einhaltung der Regelung zu Überstunden gilt es zu beachten. Letztlich ist auch der Datenschutz eine große Zusatzherausforderung für die Personalabteilung. 

Die gängige “Vertrauensarbeitszeit” ist rechtlich gesehen eine Grauzone. Arbeitgeber übergeben damit die Verantwortung an den Arbeitnehmer. Dieser ist rechtlich aber nicht verpflichtet, sich an die Regelung im Arbeitsrecht zu halten – dazu ist weiterhin der Arbeitgeber verpflichtet. Unternehmen haben mit einer Vertrauensarbeitszeit keine Erfassung der Arbeitszeiten und können somit auf der einen Seite nicht nachweisen, dass ein Mitarbeiter am Tag X seine Pausen- und Ruhezeiten in der Arbeit eingehalten hat. Genauso wenig kann später nachvollzogen werden, wie viele Überstunden der Mitarbeiter an Tag X gemacht hat. Dies spiegelt das Urteil in Emden 2020 wieder.

Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung

in digitaler Zeitmanagement Arbeitszeit direkt in der Software anpassen

Schnelle Anpassung der vertraglichen Arbeitszeit pro Kontakt

Datenschutzkonforme Speicherung und Archivierung der Mitarbeiterdaten in Zeittools

Daten werden Datenschutz-konform erfasst und gespeichert

Soll- und Ist-Vergleich bei der Arbeitszeiterfassung in digitaler Zeiterfassungssoftware

Einfache Übersicht von Soll- und Ist-Zeiten

Zeiterfassung Smartphone App ermöglicht Stempeln von überall und jederzeit

Erfassen der täglichen Arbeitszeit ortsunabhängig dank digitaler App und Browser-Lösungen (egal ob Home Office, Büro oder Außendienst)

rechtliche Absicherung bei Verwendung einer Software für die Zeiterfassung (z.B: EuGH Gesetz)

Gesetz: rechtlich immer Up-To-Date, da die Systeme regelmäßig geupdated werden und sich an das aktuelle Gesetzes-Urteil im Land halten

Mitnahme der Überstunden ins neue Jahr geschieht automatisch in digitalen Lösungen für die Zeitwirtschaft

Übernahme der Arbeitszeit aus dem Vorjahr (z.B. 20 Überstunden aus 2020 in 2021 mitnehmen, betriebliche Vereinbarung zum Überstundenverfall in ersten Quartal des Folgejahres kann automatisiert werden)

Responsive Nutzung einer Zeiterfassungssoftware und Synchronisierung der erfassten Daten

Zeiterfassung läuft synchron auf unterschiedlichen Endgeräten (Stempeluhr, Browser, App)

Zeitsoftware spielt Arbeitszeiten und Urlaubsbuchungen, Krankmeldungen etc. direkt in einen digitalen Kalender ein und berechnet entsprechende Stunden für die Gehaltsabrechnung

Arbeitszeiten werden automatisch in Urlaubsplanung eingespielt, auch eine Berücksichtigung der geleisteten Arbeit für die Gehaltsabrechnung ist möglich

Mit Zeitprogramm werden Mitarbeiter automatisch bei Überschreiten der zulässigen Arbeitszeit informiert

Automatische Warnung an den Arbeitnehmer bei Überschreiten* der zulässigen Arbeitszeit

* Wie war das nochmal mit der Überstunden-Regel?

Ein Mitarbeiter darf täglich bis zu 8 Stunden arbeiten. Alles über diesen 8 Stunden gilt als Überstunden. Überstunden müssen innerhalb der folgenden 6 Monate wieder ausgeglichen werden.


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